Jag har läst ”The 80/20 Principle”, av Richard Koch, en bok som under de senaste årtiondena såväl fascinerat som förändrat sättet att se på ansträngning och prestation på individnivå liksom företag i stort. Här kan du läsa mer om mina tankar kring den berömda Paretoprincipen, även refererad till som 80/20-regeln.

Vad är 80/20 regeln?

80/20-regeln, eller Paretoprincipen, beskriver hur vissa saker och ageranden troligtvis är viktigare än andra i livet. Ett bra riktmärke är att 80 procent av resultaten eller konsekvenserna (på individ- eller företagsmässig nivå) kommer från 20 procent av orsakerna eller insatserna. Ibland kan det till och med handla om en ännu mindre del!

Det vardagliga språket är ett bra exempel på hur principen fungerar. Isaac Pitman noterade i sin forskning att så lite som 700 vanliga ord utgör 2/3-delar av våra konversationer. Han konstaterade också att dessa ord utgör hela 80 procent av det vardagliga talet.

Ett annat bra exempel är filmbranschen. En studie har visat att 1,3 procent av de filmer som produceras tjänar 80 procent av alla intäkter. Detta visar på ett utmärkt sätt hur 80/20-regeln i vissa fall kan vara så lite som 80/1 istället.

80/20-regeln är alltså inte en magisk formel. Ibland kan resultatet ligga närmare 70/30 än 80/20 eller 80/10. Slutsatsen är dock att det är ovanligt att 50 procent av insatsen står för 50 procent av resultaten. Universum är helt enkelt obalanserat.

Effektiva människor och företag använder detta faktum genom att vinkla varje insats och beslut till sin fördel.

Vem bör använda 80/20 regeln?

80/20-regeln kan och bör användas av varje intelligent person som vill optimera sitt liv, liksom av varje företag och organisation som vill bli framstående inom sin verksamhet. Regeln kan helt enkelt hjälpa alla att uppnå mycket mer, med mycket mindre arbete eller insats.

80/20-regeln anger att en mindre del av orsaken, insatsen eller ansträngningen leder till en större del av resultatet, verkan eller belöningen.

Bokstavligt talat innebär det att 80 procent av vad du uppnår i ditt jobb kommer från 20 procent av din arbetstid eller arbetsinsats. Detta kan också appliceras på ditt privatliv där vägen till de mål du vill uppnå blir enklare och smidigare om du använder denna princip. Hitta de 20 procenten som genererar 80 procent av resultaten!

Det visar sig gång på gång att den här obalansen stämmer. Inom företagsvärlden finns massor av exempel. 20 procent av de produkter som företagen säljer står vanligtvis för hela 80 procent av försäljningsvärdet. Detsamma kan appliceras på kunder, där det ofta är 20 procent av kunderna som står för intäkterna. Ett bra exempel på hur företagen kan följa detta är genom kundklubbar där kunden drar sitt kundkort inför varje köp.

I samhället står 20 procent av kriminella för 80 procent av botten (eller kostnaden för brotten på samhället). 20 procent av bilförare står för 80 procent av olyckorna.

80/20-regeln kan också appliceras på mer vardagliga och individbaserade ting. 20 procent av de kläder du har i garderoben kommer till exempel att användas 80 procent av tiden.

Vart kommer Paretoprincipen ifrån?

Det underliggande mönstret för 80/20-regeln upptäcktes år 1897 av den italienska ekonomen Vilfredo Pareto (1848-1923). Hans upptäckt har sedan dess haft många olika namn som exempelvis paretoprincipen, paretolagen eller 80/20-regeln. I det här inlägget kommer jag att hänvisa till principen som 80/20-regeln.

Så vad upptäckte han egentligen?

Vilfredo Pareto tittade på inkomstskillnader och förmögenheter i Italien. Han upptäckte då att den största delen av inkomster och förmögenheter gick till en minoritet av invånarna.

Detta tycktes vid första anblick som något relativt normalt, men väckte ändå Paretos intresse. Han bestämde sig därför för att undersöka fler saker. Det första han noterade då var att det fanns ett matematiskt samband mellan andelen människor och vilken storlek på inkomst eller förmögenhet de hade. Rent matematiskt kan det sammanfattas så här;

Om 20 procent av invånarna hade 80 procent av förmögenheten kan du förutsäga att 10 procent kommer att ha 65 procent av förmögenheten och att 5 procent av invånarna skulle ha 50 procent.

Det centrala i detta resonemang var dock inte själva procentsatserna. Det var att fördelningen inom befolkningen var förutsägbart obalanserad.

Vid undersökning av område efter område visade det sig att det här mönstret upprepade sig (gång på gång) när han tittade på annan data för andra tidsperioder och länder. Han upptäckte helt enkelt att mönstret upprepade sig hela tiden i olika delar av samhället. Detta var bakgrunden till Paretoprincipen.

Varför är 80/20-regeln så viktig?

Den största anledningen varför den är så viktig även i dagens samhälle är att vi människor förväntar oss att alla insatser vi gör i våra liv kommer att ha samma betydelse, såväl privat som i våra arbetsliv. Att studera hela natten inför ett prov automatiskt kommer att ge dig ett bättre resultat. Alla produkter du som företagare säljer är lika viktiga. Att alla kunder är lika viktiga. Men så är det inte.

80/20-regeln visar att när det finns data som visar sambandet mellan insats och resultat, så kommer det mest sannolika resultatet vara att det finns ett mönster av obalans. Obalansen kan vara 65/35, 70/30, 80/20, 95/5 eller 99,9/0,1. Oavsett vilken den är så kommer det att finnas en obalans och om vi inte är medvetna om den så kommer vi inte att kunna leva livet på ett optimalt sätt.

Det viktiga budskapet är alltså att ditt liv kan bli mycket bättre och mer effektivt genom att använda 80/20-regeln och jag kommer i deta inlägg att visa dig hur.  Det är nämligen ett faktum att varje individ och företag kan bli mycket mer effektiva genom att följa Paretoprincipen.

Hur du kan använda 80/20-regeln

Låt säga att vi har data på en grupp personer som gillar att dricka öl. I gruppen finns det 100 personer och vi noterar hur många öl de drack förra veckan. Datan kommer med största sannolikhet att visa att 20 procent av vännerna (20 stycken) drack 80 procent av ölen.

80/20-regeln hjälper till att öka produktiviteten, hitta genvägar och guidar dig till att anstränga dig så effektivt som möjligt. Du lär dig med hjälp av denna regel att vara selektiv och att sträva efter excellens i få men viktiga uppgifter. Även att delegera och outsourca så mycket som möjligt inom exempelvis ett företag eller i någon annan situation.

Vart tjänar du mest pengar?

De allra flesta värdesätter den tid man lägger på arbete och vill försäkra sig om att man får ut en så god avkastning som möjligt av den tid man lägger ned. Med hjälp av 80/20-regeln blir detta enklare än någonsin eftersom den hjälper dig att identifiera var din tid leder till högst avkastning.

Du kan med hjälp av principen ju identifiera vilken del som står för den större delen av intäkterna och försöka hitta sätt att göra det hela ännu bättre. Detta kan i sin tur hjälpa dig att tjäna mer pengar samt få större flexibilitet i hur du spenderar din fritid och det du älskar att göra.

Hur du använder regeln på produkter och tjänster

Är du företagare? Om du har olika produkter eller tjänster som du erbjuder dina kunder kan du då gå igenom alla och identifiera vilka som står för den största delen av intäkterna eller vinsten. Troligtvis kommer du hitta ett 80/20 samband vilket hjälper dig att optimera din verksamhet på bästa sätt för framtiden.

Jag kan själv relativt snabbt analysera min egen situation och lite förenklat konstatera att mina större uppdrag står för 60 procent av intäkterna. Samtidigt som mina mindre uppdrag står för 40 procent av mina intäkter. Samtidigt är andelen större uppdrag endast 30 procent av antalet uppdrag jag arbetar med totalt. Detta säger mig att jag egentligen bör fokusera på större uppdrag för att optimera min avkastning.

Om vi tittar på den här bloggen står 20 procent av blogginläggen för 43 procent av trafiken. Även om det är för lite data att luta sig mot visar det ett samband som är obalanserat och att det finns plats för effektivisering. Man bör såldes fokusera på de 20 procenten och göra dem ännu bättre.

Hur du använder regeln på kunder eller kundgrupper

Du som driver företag lär dig snabbt vikten av att lära känna dina kunder. För att illustrera hur du kan tänka kring detta vill jag här titta lite närmare på mina egna kunder under de senaste åren. Om jag applicerar 80/20-regeln på mina kunder så noterar jag snabbt att en mindre del (runt 20 procent) av kunderna står för en större del (runt 80 procent) av intäkterna.

Detta är inte helt tydligt vid en första titt på mina siffror vilket visar att det är viktigt att analysera det hela närmare för varje enskilt företag som vill effektivisera sin prestation.  

Samtidigt är det ju ofta så att man spenderar lika mycket tid på ”VIP-kunder” som man gör på ”mini-kunder” som kanske bara handlar en enda gång eller mycket sällan. För dig som vill optimera din arbetstid och avkastning gäller det därför att fokusera mer på vilka VIP-kunderna är och istället lämna över de mindre kunderna till andra kollegor.

Det är också viktigt att lägga tid på att hitta rätt kunder. Här kommer vikten av marknadsföring in och denna skall i alla lägen fokusera på att hitta just de kunder du söker. Målet bör inte vara att försöka nå alla, utan att fokusera på att leverera förstklassig service till VIP-kunderna när du väl har hittat dem.

Har du anställda medarbetare i ditt företag kommer en analys på samma sätt att visa att 20 procent av säljarna står för 80 procent av försäljningen. Du bör således fokusera på att hitta de 20 procenten i allt du gör från tid, produkt, kund till säljare. Då kommer du att kunna identifiera det som spelar störst roll för helheten.

Var mer effektiv med din tid

Eftersom 20 procent av din tid står för 80 procent av resultaten av ditt jobb så är det avgörande att förstå vilka dessa delar är.

Den största delen av det man gör är nämligen av lågt värde i förhållande till det andra. Så om vi kan ta reda på vilka 20 procent av vår tid som leder till 80 procent av resultaten kan vi bli mycket mer effektiva med vår tid och därmed också sluta att lägga tid på onödiga saker.

Kort sagt – identifiera de 20 procent som ger de 80 procent.

När du väl förstår vilka de 20 procenten är så kommer du naturligtvis att vilja lägga mer tid på dessa aktiviteter (och liknande saker) för att uppnå ännu bättre resultat. Dessa är dessutom oftast saker du gillar att göra och saker där du har ett 20/80 förhållande mellan tid och resultat.

Nästa steg i processen är att sikta på att eliminera, reducera eller delegera de 80 procent av arbetsinsatsen som står för 20 procent av resultaten. Oftast är dessa aktiviteter saker som andra vill att du ska göra, saker du inte tycker om, att svara i telefon, svara på mejl etc.

Du har bara ett liv och för att värdesätta det samt bli mer effektiv med den tid du har bör du således applicera 80/20-regeln på varje aspekt av livet. Fokusera på att vara ”lat” och intelligent” istället för att vara ”dum” och ”arbeta hårt”. Det kommer garanterat att ta dig långt.

Hur jag tillämpar 80/20-regeln

De flesta tar sig aldrig tiden att tillämpa 80/20-regeln i deras jobb och liv.

Tyvärr är det ofta så att de små sakerna tar upp större delen av tiden och uppmärksamheten, samtidigt som de aldrig genererar några större resultat.

När jag började med 80/20-regeln i mitt företag ökade jag intäkterna och produktiviteten lavinartat. Här är några exempel på aktiviteter som tog upp större delen av min arbetstid:

• Läsa e-post
• Skriva annonser
• Prata med kunder
• Gå på möten
• Designa hemsida
• Sociala medier
• Marknadsföring
• Fotografering
• Kundmöten
• Planering

Regeln visar att 80 procent av dessa aktiviteter antingen borde delegeras eller oursourcas för att fokusera på de 20 procenten som genererar de riktiga resultaten.

Men det går att ta regeln ännu längre om du vill vara en riktig högpresterare. Du kan nämligen tillämpa 80/20-regeln på 80/20-regeln.

Vad menar jag med det?

4 procent av din tid genererar 64 procent av resultaten.

När jag rensar bort 96 procent av de aktiviteter som genererar lite eller inga resultat så är detta de 4 procenten som finns kvar:

• Prata med kunder
• Skriva annonser

Eftersom dessa 4 procent genererar 64 procent av resultaten i mitt företag har jag börjat delegera bort alla övriga uppgifter. När du vet vilka aktiviteter som genererar pengar gäller det att automatisera och lägga ut de övriga delarna.

Det är så du blir en högpresterare på riktigt! Du borde inte investera din tid i tråkiga saker som genererar kassa resultat. Prova på 80/20 regeln i ditt liv och se vilka resultat du kan uppnå.